【蔡林】如何做好跨部門會議溝通1DVD

ETC040506－如何做好跨部門會議溝通 學習導航

通過學習本課程，你將能夠：

● 了解召開跨部門會議的情況；

● 找出跨部門會議效率低的原因；

● 知道跨部門會議的種類；

● 掌握化解會議困境的方法。

如何做好跨部門會議溝通

一、跨部門的會議分類 當組織中有共同目標、共同任務時，需協(xié)調(diào)溝通，就必須進行跨部門會議�？绮块T會議主要有以下幾類： 第一，報告類會議； 第二，解決問題會議； 第三，制定決策會議； 第四，收集、交流信息會議。

 

二、哪些情況需要召開跨部門會議 1.要把信息傳達至多人 當公司要把信息傳遞給很多人時需召開跨部門會議，雖然現(xiàn)在的信息溝通渠道很多，但需達成有效溝通時必須召開會議。 2.需他人的參與以謀求策略 當公司面臨重大決策，需他人參與討論商議，以尋求更好的策略時，部門內(nèi)部的信息渠道無法達到目的，需召開跨部門會議。 3.需進行部門協(xié)調(diào) 任務分配后，部門之間需對任務進行協(xié)調(diào)溝通，然后進行匯報總結，或在會上對某些問題進行溝通和對接，以便領導進行下一步?jīng)Q策時，需要召開跨部門會議。 4.需當眾表揚或批評 表揚是正激勵，批評是負激勵。公開表揚可以突出員工的貢獻，讓員工有成就感，同時激勵他人的工作熱情；公開批評可以讓他人引以為戒，同時強調(diào)同類事件，以避免再犯錯誤。 5.給小組或部門分配任務 給小組和部門分配任務時，必須說明各自的職責與任務，需要召開跨部門會議。

 

三、跨部門會議效率低的原因 跨部門會議效率低的原因主要有以下幾方面： 第一，目的不明確； 第二，參會人員不當； 第三，議程安排不當； 第四，參會者準備不充分或者根本沒有準備； 第五，時間控制不好； 第六，會議氣氛不好，信息傳遞不明確； 第七，會議記錄不及時、不準確； 第八，議而不決、決而不行、行而不果。

 

四、跨部門會議工作流程 跨部門會議的工作流程主要包括一個中心和兩個基本點。 1.一個中心 “一個中心”指的是從會議開始到當場會議結束，包括： 會議的開始 會議的開始具體包括：致歡迎詞、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時間安排及相關規(guī)章制度等。 進行會議討論 進行會議討論可以分為不同的議程，具體包括：分享話題和目標、交流信息、產(chǎn)生主意、做決定、做行動、總結等。 結束會議 結束會議具體包括：總結，安排下次會議。 2.兩個基本點 “兩個基本點”指的是會議開始之前的準備和會議結束之后的跟進。 五、如何化解會議中的意外和沖突 跨部門會議過程中，難免會出現(xiàn)一些問題和困境，例如：第一，進行表揚和批評；第二，發(fā)言者滔滔不絕；第三，有人持反對意見；第四，有人沉默寡言；第五，有人沒心思開會、喜歡干別的事情。 化解這些困境的方法分為語言的和非語言的兩種，語言的包括制止、說明等，非語言的包括手勢、動作指令等。例如，應對滔滔不絕的發(fā)言者，可以停止記錄，或邀請他人發(fā)表意見；應對持反對意見的人，可以詢問他有沒有好的建議，畢竟開會的目的是解決問題；應對沉默寡言者或走神的人時，可以直接點名，讓其參與到會議中。

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